Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) là một trong những quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp – đặc biệt là các startup hoặc doanh nghiệp nhỏ – do thiếu hiểu biết hoặc chủ quan trong công tác kế toán, đã bị từ chối khấu trừ và truy thu thuế từ cơ quan thuế. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến dòng tiền mà còn gây tổn thất tài chính không nhỏ.
Vậy thuế GTGT được khấu trừ là gì? Điều kiện ra sao? Và làm thế nào để doanh nghiệp không mất tiền oan uổng vì những sai sót không đáng có?
1. Hiểu đúng về thuế GTGT và khấu trừ thuế
Thuế giá trị gia tăng (GTGT) là loại thuế gián thu, tính trên phần giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất – kinh doanh. Với doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ, phần thuế đầu vào (đã trả khi mua hàng hóa, dịch vụ) sẽ được khấu trừ vào phần thuế đầu ra (thu được khi bán sản phẩm, cung cấp dịch vụ).
Ví dụ đơn giản:
Doanh nghiệp A mua nguyên vật liệu hết 110 triệu (trong đó thuế GTGT là 10 triệu). Sau đó bán hàng hóa ra với giá 220 triệu (trong đó có 20 triệu thuế GTGT). Như vậy:
→ Thuế GTGT phải nộp = 20 triệu (đầu ra) – 10 triệu (đầu vào) = 10 triệu
Nếu không được khấu trừ phần đầu vào, doanh nghiệp sẽ phải nộp đủ 20 triệu, gây thiệt hại trực tiếp.
2. Điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
Theo quy định tại Luật thuế GTGT và Thông tư 219/2013/TT-BTC, để được khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
✅ Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ:
-
Hóa đơn GTGT (hóa đơn điện tử hoặc giấy) phải được lập đúng quy định, có mã số thuế, ngày tháng, mô tả hàng hóa, chữ ký và dấu (nếu có).
-
Phải là hóa đơn gốc, không bị gạch xóa, sửa chữa sai quy định.
✅ Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh có thuế GTGT:
-
Chỉ được khấu trừ đối với phần chi phí liên quan đến hoạt động chịu thuế GTGT.
-
Chi phí phục vụ cho hoạt động không chịu thuế hoặc miễn thuế sẽ không được khấu trừ.
✅ Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:
-
Với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng (chuyển khoản).
-
Nếu thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ dù có đầy đủ hóa đơn.
✅ Kê khai đúng thời hạn:
-
Doanh nghiệp phải kê khai hóa đơn đầu vào trong kỳ kê khai đúng hạn (chậm nhất là 6 tháng kể từ thời điểm ghi nhận).
-
Nếu để quá thời hạn, sẽ mất quyền khấu trừ thuế GTGT.
3. Những lỗi thường gặp khiến doanh nghiệp bị loại khấu trừ
Dưới đây là các lỗi phổ biến khiến doanh nghiệp bị cơ quan thuế bác bỏ quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào:
-
❌ Hóa đơn mua hàng không có thật (hóa đơn “ma”, mua hóa đơn khống)
-
❌ Thanh toán bằng tiền mặt cho hóa đơn trên 20 triệu đồng
-
❌ Hóa đơn ghi sai thông tin: sai mã số thuế, tên công ty, hàng hóa không rõ ràng
-
❌ Chưa kê khai hoặc kê khai sai kỳ thuế
-
❌ Hóa đơn bị cưỡng chế do người bán nợ thuế → bị vô hiệu hóa
-
❌ Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động
Lưu ý: Cơ quan thuế có quyền truy thu và xử phạt nếu phát hiện khấu trừ sai hoặc kê khai không trung thực. Do đó, việc quản lý hóa đơn và chứng từ kế toán là cực kỳ quan trọng.
4. Làm sao để doanh nghiệp không mất quyền khấu trừ?
🔍 Kiểm soát chặt hóa đơn đầu vào:
-
Chỉ giao dịch với đối tác uy tín, tránh mua hàng của doanh nghiệp “rủi ro cao” về thuế
-
Kiểm tra tình trạng hoạt động của nhà cung cấp trên hệ thống của Tổng cục Thuế
-
Đối chiếu hóa đơn với chứng từ thanh toán, hợp đồng mua bán
💼 Lưu trữ đầy đủ và đúng quy trình:
-
Lưu hồ sơ gồm: hóa đơn, hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, chứng từ chuyển khoản
-
Sắp xếp và đánh số thứ tự khoa học để dễ tra cứu khi thanh tra, kiểm tra
📅 Kê khai đúng hạn:
-
Thiết lập nhắc lịch kê khai thuế định kỳ
-
Có thể sử dụng phần mềm kế toán/thuế để quản lý tự động
🧑💼 Đào tạo và nâng cao nghiệp vụ kế toán:
-
Kế toán viên cần nắm rõ quy định thuế hiện hành
-
Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật thông tin từ cơ quan thuế hoặc chuyên gia tư vấn
5. Kết luận
Việc khấu trừ thuế GTGT là một quyền lợi chính đáng giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng thuế, cải thiện dòng tiền. Tuy nhiên, để được hưởng lợi đúng luật, doanh nghiệp cần nắm vững quy định, quản lý chặt chẽ hóa đơn, chứng từ và kê khai trung thực.
Một sai sót nhỏ có thể dẫn đến việc mất hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng. Hãy chủ động phòng tránh rủi ro để không phải “mất tiền oan” chỉ vì thiếu hiểu biết!