PHƯƠNG PHÁP LÀM BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO DOANH NGHIỆP NHỎ

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động hiện nay, việc lập báo cáo tài chính (BCTC) đúng và đủ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp, mà còn là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình tài chính để ra quyết định. Với các doanh nghiệp nhỏ, việc lập báo cáo tài chính thường gặp nhiều khó khăn do hạn chế về nhân sự, hệ thống kế toán và kiến thức chuyên môn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn phương pháp lập báo cáo tài chính hiệu quả và phù hợp với quy mô doanh nghiệp nhỏ.

1. BÁO CÁO TÀI CHÍNH LÀ GÌ?

Báo cáo tài chính là hệ thống các báo cáo phản ánh tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, kết quả kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán nhất định. Theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam, một bộ BCTC đầy đủ bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Thuyết minh báo cáo tài chính

2. NHỮNG KHÓ KHĂN DOANH NGHIỆP NHỎ THƯỜNG GẶP KHI LẬP BCTC

• Thiếu nhân sự kế toán chuyên môn

• Không sử dụng phần mềm kế toán hoặc hệ thống dữ liệu phân tán

• Chứng từ chưa được lưu trữ đầy đủ

• Thiếu kiến thức về chuẩn mực kế toán và quy định pháp lý

• Không kiểm soát được chi phí – doanh thu thực tế

Những vấn đề này dẫn đến việc lập báo cáo tài chính không chính xác, thiếu trung thực, gây khó khăn khi vay vốn, kêu gọi đầu tư hoặc thanh – kiểm tra thuế.

3. PHƯƠNG PHÁP LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO DOANH NGHIỆP NHỎ

Bước 1: Thu thập và kiểm tra chứng từ kế toán

• Tập hợp toàn bộ hóa đơn, chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ (mua hàng, bán hàng, chi phí, thanh toán, thu tiền, nộp thuế…)

• Đối chiếu chứng từ với sổ phụ ngân hàng, sổ quỹ, hợp đồng kinh tế

• Kiểm tra tính hợp pháp – hợp lệ – hợp lý của chứng từ để đảm bảo đủ điều kiện ghi nhận

✅ Mẹo: Sử dụng phần mềm kế toán (như MISA, Fast, Bravo) giúp lưu trữ và kiểm tra chứng từ nhanh chóng hơn.

Bước 2: Ghi sổ kế toán và đối chiếu sổ sách

• Ghi nhận các nghiệp vụ vào nhật ký chung, sau đó vào sổ cái tài khoản

• Cuối kỳ, thực hiện đối chiếu sổ sách kế toán với bảng tổng hợp công nợ, tồn kho, quỹ tiền mặt, ngân hàng…

• Kiểm tra số dư cuối kỳ để phát hiện sai lệch và điều chỉnh

✅ Doanh nghiệp nhỏ nên chọn hệ thống tài khoản gọn, tập trung vào các tài khoản trọng yếu như: 111, 112, 131, 331, 156, 214, 511, 632, 642…

Bước 3: Lập bảng cân đối kế toán

• Ghi nhận toàn bộ tài sản và nguồn vốn tại thời điểm cuối kỳ:

  • Tài sản ngắn hạn: tiền, công nợ phải thu, hàng tồn kho…

  • Tài sản dài hạn: máy móc thiết bị, nhà xưởng, tài sản cố định

  • Nợ phải trả: vay ngân hàng, công nợ nhà cung cấp

  • Vốn chủ sở hữu: vốn góp, lợi nhuận chưa phân phối…

✅ Đảm bảo tổng tài sản luôn bằng tổng nguồn vốn. Đây là nguyên tắc cân đối kế toán.

Bước 4: Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo này phản ánh tình hình doanh thu – chi phí – lợi nhuận trong kỳ:

• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

• Giá vốn hàng bán

• Chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính…

• Lợi nhuận trước thuế và sau thuế thu nhập doanh nghiệp

✅ Doanh nghiệp cần tách bạch rõ chi phí hợp lý (được trừ khi tính thuế) và chi phí không hợp lý để xác định đúng lợi nhuận chịu thuế.

Bước 5: Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc gián tiếp để lập báo cáo này:

• Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh

• Dòng tiền từ hoạt động đầu tư (mua sắm TSCĐ, đầu tư tài chính…)

• Dòng tiền từ hoạt động tài chính (vay nợ, tăng vốn…)

✅ Báo cáo này giúp đánh giá khả năng tạo ra và sử dụng tiền mặt – yếu tố sống còn của doanh nghiệp nhỏ.

Bước 6: Lập thuyết minh báo cáo tài chính

• Trình bày chính sách kế toán áp dụng

• Diễn giải các chỉ tiêu quan trọng trong BCTC

• Giải thích các biến động bất thường, khoản mục lớn hoặc khác thường

✅ Thuyết minh giúp người đọc hiểu rõ hơn về số liệu báo cáo – đặc biệt quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế hoặc kiểm toán.

4. MỘT SỐ LƯU Ý KHI LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH CHO DOANH NGHIỆP NHỎ

• Không được “kê khống” chi phí hoặc “giấu doanh thu” để tránh rủi ro về thuế

• Nên lập báo cáo quản trị nội bộ song song với BCTC nộp cơ quan thuế để theo dõi sát tình hình tài chính

• Có thể thuê dịch vụ kế toán ngoài nếu chưa đủ nguồn lực làm nội bộ

• Luôn đối chiếu BCTC với tờ khai thuế GTGT, TNCN, TNDN để phát hiện chênh lệch

5. CÔNG CỤ HỖ TRỢ

Một số phần mềm hữu ích cho doanh nghiệp nhỏ trong lập BCTC:

KẾT LUẬN

Việc lập báo cáo tài chính không hề đơn giản, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ có nguồn lực hạn chế. Tuy nhiên, nếu áp dụng đúng phương pháp và sử dụng công cụ hỗ trợ hợp lý, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin lập BCTC chính xác, minh bạch và kịp thời. Điều này không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản trị tài chính, ra quyết định đầu tư, và phát triển kinh doanh bền vững.