Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là startup nhỏ hay tập đoàn lớn, kế toán luôn là bộ phận nắm giữ “mạch máu” tài chính. Và hóa đơn, chứng từ kế toán chính là các “tế bào” giúp dòng chảy này vận hành minh bạch và chính xác. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách lưu trữ hóa đơn chứng từ sao cho hợp lý, khoa học và tuân thủ pháp luật.
Việc lưu trữ kém có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng như: mất chứng từ gốc, thất lạc hồ sơ quan trọng, bị phạt khi thanh tra thuế, hoặc mất nhiều thời gian tìm kiếm khi cần lập báo cáo tài chính, đối chiếu công nợ… Để giúp phòng kế toán quản lý công việc hiệu quả hơn, bài viết này chia sẻ từ A đến Z các mẹo lưu hóa đơn, chứng từ hiệu quả, ứng dụng được cho mọi mô hình doanh nghiệp.
1. Hiểu đúng về các loại chứng từ cần lưu trữ
Không phải tất cả giấy tờ đều cần giữ lâu dài. Việc nắm rõ các loại chứng từ giúp bạn xây dựng quy trình lưu trữ phù hợp.
Phân loại chính bao gồm:
-
Hóa đơn tài chính (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng): dùng cho đầu vào – đầu ra, liên quan đến thuế GTGT.
-
Chứng từ kế toán: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập – xuất kho, bảng lương, bảng kê, biên bản đối chiếu công nợ…
-
Chứng từ ngân hàng: sao kê tài khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền, giấy báo nợ…
-
Hồ sơ pháp lý: hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, quyết định bổ nhiệm…
-
Tài liệu phục vụ kiểm toán, báo cáo thuế: báo cáo tài chính, bảng kê thuế GTGT, hồ sơ hoàn thuế…
👉 Lưu ý: Mỗi loại chứng từ có thời hạn lưu khác nhau, có thể từ 5 năm đến vĩnh viễn.
2. Thiết lập quy trình lưu trữ ngay từ đầu
Một sai lầm phổ biến là để đến cuối tháng, cuối quý hoặc sát thời điểm quyết toán mới sắp xếp lại chứng từ. Điều này dễ dẫn đến mất mát, nhầm lẫn hoặc phát sinh sai sót trong nghiệp vụ.
Mẹo thiết lập quy trình:
-
Tạo sổ đăng ký chứng từ: ghi lại toàn bộ các chứng từ tiếp nhận – phát sinh theo thứ tự thời gian.
-
Mỗi chứng từ đi kèm mô tả: người lập, ngày phát sinh, liên quan đến giao dịch nào.
-
Phân công rõ ràng: ai chịu trách nhiệm lưu chứng từ bản cứng, ai phụ trách scan, ai chịu trách nhiệm tra soát khi có vấn đề.
Việc hệ thống hóa quy trình lưu trữ từ đầu sẽ giúp tiết kiệm đến 70% thời gian xử lý chứng từ sau này.
3. Áp dụng nguyên tắc phân loại “3 lớp”
Phân loại đúng là yếu tố cốt lõi trong lưu trữ. Một phương pháp được nhiều kế toán áp dụng là nguyên tắc “3 lớp”:
Lớp 1 – Phân loại theo năm
Dùng bìa cứng hoặc tủ hồ sơ để tách chứng từ từng năm.
Lớp 2 – Phân loại theo tháng/quý
Trong mỗi năm, chia thành 12 tháng hoặc 4 quý, tùy theo nhu cầu báo cáo.
Lớp 3 – Phân loại theo loại chứng từ
Ví dụ: trong tháng 03/2025, tách riêng hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu – chi, bảng lương, hợp đồng…
👉 Mẹo nhỏ: Dán nhãn màu cho từng nhóm (xanh: thu chi, vàng: hóa đơn, đỏ: hợp đồng…) để dễ nhận diện khi tra cứu.
4. Kết hợp lưu trữ bản giấy và bản mềm
Trong thời đại số, việc số hóa chứng từ không chỉ là xu hướng, mà còn là yêu cầu tất yếu.
Hướng dẫn số hóa hiệu quả:
-
Scan từng chứng từ gốc: đảm bảo chất lượng file rõ nét, lưu định dạng PDF.
-
Đặt tên file thống nhất: cấu trúc thường dùng là:
Năm-Tháng_SốHĐ_TênĐốiTác_NộiDung.pdf
(Ví dụ:2025-03_HĐ001_CtyAnPhat_MuaVanPhongPham.pdf) -
Sử dụng thư mục phân cấp trên Google Drive, Dropbox hoặc phần mềm lưu trữ chuyên dụng (Base, DocEye, MISA AMIS…).
-
Backup định kỳ: ít nhất 1 lần/tháng ra ổ cứng ngoài hoặc cloud phụ trợ.
👉 Lưu ý quan trọng: Bản mềm không thay thế hoàn toàn được bản cứng khi làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán. Do đó, cả hai cần được duy trì song song và đầy đủ.
5. Sử dụng phần mềm hỗ trợ quản lý chứng từ
Thay vì dùng Excel truyền thống, các phần mềm hiện đại giúp kế toán quản lý dễ dàng hơn.
Một số phần mềm phổ biến:
-
MISA AMIS Kế Toán: tích hợp quản lý hóa đơn điện tử, chứng từ, báo cáo thuế.
-
Fast Accounting: phần mềm mạnh về nghiệp vụ kế toán – tài chính.
-
Base Document: chuyên lưu trữ – quản lý tài liệu điện tử theo luồng phê duyệt.
-
DocEye: phần mềm quản lý văn bản, chứng từ số hoá, dễ tích hợp với hệ thống ERP.
Lợi ích nổi bật:
-
Tìm kiếm nhanh trong vài giây.
-
Tự động đính kèm chứng từ vào các bút toán.
-
Phân quyền rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu.
6. Tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ
Thời hạn lưu trữ tối thiểu:
| Loại chứng từ | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Hóa đơn GTGT | 10 năm |
| Chứng từ kế toán (thu – chi, kho…) | 10 năm |
| Hợp đồng lao động | 5 – 10 năm |
| Hồ sơ tài sản cố định | Vĩnh viễn |
| Báo cáo tài chính | 10 năm |
| Chứng từ liên quan đến thuế | 10 năm |
Căn cứ pháp lý: Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và Luật Kế toán 2015.
7. Tổ chức kho lưu trữ vật lý chuyên nghiệp
-
Sử dụng tủ hồ sơ chuyên dụng, có khóa và chống ẩm.
-
Đặt kho tại khu vực ít người qua lại, tránh ánh nắng trực tiếp, xa nguồn nhiệt.
-
Đánh số thứ tự từng kệ, từng bìa hồ sơ, tạo sơ đồ kho lưu.
-
Kiểm tra định kỳ: 6 tháng/lần để tránh mối mọt, ẩm mốc.
👉 Mẹo thực tế: Dán QR code lên từng tập hồ sơ, kết nối với hệ thống excel hoặc phần mềm để tra cứu nhanh hơn.
8. Thiết lập sổ tay lưu trữ chứng từ cho toàn bộ bộ phận
Một trong những yếu tố khiến công tác lưu trữ bị gián đoạn là do thiếu thống nhất giữa các thành viên. Việc xây dựng một “sổ tay lưu trữ chứng từ kế toán” là vô cùng cần thiết:
-
Quy định rõ quy trình tiếp nhận – phân loại – lưu trữ – tiêu hủy.
-
Ghi rõ định dạng tên file, phân quyền truy cập file mềm.
-
Hướng dẫn scan, gửi – nhận hóa đơn điện tử.
-
Giao trách nhiệm cụ thể cho từng vị trí trong phòng kế toán.
Kết luận
Lưu trữ hóa đơn, chứng từ không đơn thuần là nhiệm vụ hành chính – đó là nền tảng để doanh nghiệp kiểm soát tài chính, minh bạch thu chi và sẵn sàng cho mọi cuộc kiểm tra thuế. Khi quy trình lưu trữ được chuẩn hóa, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian và công sức mà còn tránh được các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.
✅ Ghi nhớ: “Lưu trữ tốt – quản lý giỏi – doanh nghiệp phát triển bền vững.”